UČINKOVITI SASTANCI

Učinkoviti sastanci su osnovni preduvjet za postizanje željenih ciljeva.

Vještine sudjelovanja/vođenja učinkovitih sastanaka se mora učiti, nema prirodno talentiranih osoba za učinkovito sudjelovanje/vođenje sastanaka.

Savjeti za razne faze sastanaka su poticaji i pomoć u pripremi, tijeku i aktivnostima poslije sastanka.
Ovi savjeti su jedan od "alata" kako da postanete stručnjak za sastanke. Oni će omogućiti vaš puni doprinos razvoju vaše organizacije, osigurati vašu prepoznatljivost u organizaciji i izvan nje te vam omogućiti uspješan osobni razvoj i napredovanje u karijeri.

Evo savjeta za učinkovitije sudjelovanje/vođenje sastanaka tijekom pripreme sastanka:

I. INICIJATIVA

1. Kada organizirate sastanak, postavite si pitanje: "Mogu li se stvari riješiti bez sastanaka"?

2. Izbjegavajte sastanak ako se ista informacija može dati putem memo-a, maila ili kratkog izvještaja.

II. CILJ I SVRHA SASTANKA

1. Nemojte sazvati sastanak bez svrhe; ako je moguće napišite je.

2. Prije početka sastanka svima mora biti jasno koji je cilj i svrha sastanka.

3. Prije svakog sastanka moraju biti iskazani željeni rezultati.

4. Ako želite dati samo informacije, učinite to na drugi način i ne sazivajte sastanak. Umjesto za nepotreban sastanak, iskoristimo to vrijeme za sebe.

III. DNEVNI RED

1. Sastavite dnevni red koji je optimalan za predviđenu dužinu trajanja sastanka: niti preobilan, niti prekratak.

2. Inzistirajte da vam dnevni red bude dostavljen nekoliko dana prije sastanka. Morate imati dovoljno vremena za pripremu.

3. Ako ste voditelj nemojte nenajavljeno i ishitreno stavljati teške teme na dnevni red. Sudionici ne smiju biti iznenađeni i zatečeni.

4. Nemojte da dnevni red ima previše točaka.

5. Odredite prioritete u dnevnom redu. Prvo najvažnije stvari.

IV. SUDIONICI

1. Kada se u organizaciji donosi strateška odluka, a ishodi su očekivani, pozovite na sastanak sredstva javnog priopćavanja. Promocije organizaciji nikada dosta, pogotovo kada je besplatna.

2. Neaktivne članove na korektan način potičite da daju doprinos rezultatima sastanka.

3. Vanjske stručne osobe pozovite na sastanak da sudjeluju samo u onim točkama dnevnog reda za koje su pozvani.

V. POZIVI ZA SASTANAK

1. Osigurajte prikladno vrijeme za sastanke koje svima ili većini odgovara.

2. Na pozivu za sastanak stavite nekoliko pitanja (najviše 5) kao poticaj za pripremu, raspravu i odluke.

3. Prakticirajte da ponekad ili po potrebi uz pozive za sastanak dostavite i Pravila rada ili najvažnije odredbe iz njih, a koje će biti važne za sljedeći sastanak. Ovo je potrebno učiniti s osobama koji nisu članovi grupe, a imaju interes da se upoznaju s pravilima rada (eksperti koji sudjeluju na sastanku, rukovoditelji, vlasnici, novinari i drugi).

4. Za svaku točku dnevnog reda pozivu za sastanak naznačite što se od vas očekuje: rasprava, izvješće, glasovanje, postavljanje pitanja, davanje odgovora, iznošenje prijedloga, ...

VI. MATERIJALI ZA SASTANAK

1. Kada pripremate izvješće, pitajte se: Hoće li svi razumjeti ovo izvješće? Potrudite se da su zaključci prilagođeni svim sudionicima sastanka.

2. Pripremite dodatne informacije za pojedine točke dnevnog reda i dostavite ih sudionicima sastanka. Sastanak će biti učinkovitiji i uštedjet ćete vrijeme svim sudionicima.

VII. UREĐIVANJE MJESTA ZA SASTANAK

1. Provjerite i osigurajte rezervnu opremu i materijale potrebne za sastanak (LCD projektor, flip chart, Power Point prezentacije, materijale za dodatne sudionike sastanka i drugo).

2. Osigurajte optimalne uvjete za sastanak (temperatura, svjetlo, stolovi i stolice, osvježenje, oprema za prezentaciju i drugo).

3. Ako su sastanci redoviti ne mijenjajte lokaciju i vrijeme održavanja sastanaka.

VIII. AKTIVNOSTI PRIJE SASTANKA

1. Koristite unaprijed pripremljena pitanja koja ćete postaviti na sastanku kao moćan alat za poticanje dinamike rada, vašu prepoznatljivost, aktiviranje neizvršenih obveza s prethodnih sastanaka, pokretanje "zaboravljenih" aktivnosti i uklanjanje prepreka i otpora u radu organizacije.

2. Pripremite se za svaki sastanak. Sastanak je prilika za aktivnosti i rezultate (osobne i organizacije).

3. Čim ste sigurni da ne možete sudjelovati na sastanku iz objektivnih razloga, informirajte relevantnu osobu o vašem neizbježnom odsustvu.

4. Svaki član grupe mora neizostavno najaviti svoj izostanak sa sastanka i dobiti odobrenje voditelja za
izostanak.

5. Ako ste odsutni sa sastanka, a imate interes ili se od vas očekuje doprinos – dostavite dopis svim sudionicima s vašim promišljanjima. Ako vaše mišljenje dostavite samo voditelju sastanka, manje je učinkovito i nećete kvalitetno i u potpunosti informirati sve članove grupe (vjerojatno se vaš pismeni prilog neće u cijelosti čitati).

6. Kada kod pripreme sastanka uočite da nemate dovoljno informacija za donošenje odluka, obavijestite voditelja o problemu i dogovorite se o načinu dobivanja potrebne informacije. Ako je to problem i za ostale sudionike sastanka, neka voditelj organizira dostavu neophodnih informacija. Nedopustivo je da sudionik dođe na sastanak nepripremljen. Uručenje materijala na sastanku je prekasna i neodgovarajuća.

7. Kontaktirajte sa što više relevantnih osoba prije sastanka.

8. Zadužite što više sudionika za pripremu sastanka.

9. Ako je sastanak važan, pokušajte ga simulirati u mislima (načinite zapis na papiru) na koji način se može odvijati prema vašim saznanjima i dosadašnjem iskustvu. Uočene nedostatke, nedorečenosti, opasnosti, ... otklonite prije sastanka.

10. Za predstojeći sastanak nastojite sakupiti što više informacija koje će vam pomoći kod donošenja odluka.

11. Ako smatrate da je odluka donesena "unaprijed" (prije rasprave i glasovanja), a vama to ne odgovara, napravite simulaciju sastanaka uvođenjem novih parametara koji će omogućiti donošenje odluke koju vi priželjkujete (uvijek se nađu rješenja).

IX. INTERESI

1. Za sastanke za koje nemate interes ili ste zauzeti, a pozvani ste kao gost, delegirajte neku drugu osobu iz organizacije.

2. Promislite je li nužno da prisustvujete svakom sastanku.

3. Preuzmite odgovornost da sastanak bude uspješan. Neuspješan sastanak je vaš osobni neuspjeh. Cijenite svoje vrijeme.

---

Članak je pisan prema knjizi „Model UPS – Upravljanje pomoću sastanaka“, autora Milana Grkovića.

HRsvijet